Wir möchten eine Struktur gestalten, die es allen ermöglicht, genau so zu arbeiten, wie sie es wollen, um gemeinsam robinhoods Ziele so schnell und leicht zu erreichen wie möglich. Macht-Hierarchie als ein festgelegtes Set von Rollen und Machtverhältnissen wird dem nicht gerecht. Es kann und soll trotzdem natürliche Hierarchien geben, allerdings sind diese nicht Personengebunden, sondern gebunden an Kontext, Vertrauen, Projekte, oder Know-How. Im allgemeinen kann jede Person jede Frage stellen, und sich somit, wenn gewünscht, in die Führungsrolle in dieser Frage begeben. Im Praktischen ist davon auszugehen, dass die Menschen, die häufig zur rechten Zeit gute Fragen stellen, auch öfter in Führungspositionen stehen. Doch diese Position entwickelt sich organisch, im Zusammenhang mit Interessen, Wissen und Arbeitsfeldern und endet immer wieder, nach jeder Entscheidung. Um allen die Möglichkeit zu geben, nach eigenen Interessen und Wünschen zur gegebenen Zeit relevante Fragen zu stellen und in der Folge Entscheidungen zu treffen, ist ein sehr weitgehender Wissensaustausch unumgänglich.
Für diese Arbeitsweise brauchen wir Vertrauen in die Teammitglieder, und Strukturen und Prozesse, die das Ganze begleiten und einfacher machen. Die ersten Strukturen werden im Folgenden erläutert, allerdings sind diese noch im Aufbau und können sich durch Erfahrungswerte verändern.
Entscheidungsprozess
Entscheidungen sollen so autonom wie möglich gefällt werden, da das eine höhere Effizienz zur Folge hat. Allerdings werden Entscheidungen erst nach einem sogenannten “Beratungsprozess” getroffen. Das bedeutet, dass die Person, die die Entscheidung fällen möchte, erstmal mit allen Menschen, die von der Entscheidung betroffen sind und mit allen Menschen, die Expertise in dem Bereich haben, sprechen muss und sich beraten lässt. Danach kann die Person nach bestem Wissen und Gewissen entscheiden. Es ist aber natürlich auch möglich, zu entscheiden, dass man diese Entscheidung nicht treffen möchte. Der Umfang des Beratungsprozesses ist abhängig von der “Wichtigkeit” der Entscheidung (wenn man entscheiden möchte wie der Kühlschrank einzuräumen ist, braucht man weniger Beratung, als wenn man die Entscheidung treffen möchte eine neue Filiale aufzumachen).
Mögliche Tools zum Beratungsprozess:
- Einzelgespräche
- wöchentliches Hüte-Treffen
- Telegram Gruppen (Hüte/ gesamte Mitglieder/ Superschichten etc)
- Spielwiese
- online Dokument
Wenn nach einem Beratungsprozess die/der Entscheidungsträger*in immer noch unsicher ist, z.B. weil sehr starke, gegensätzliche Meinungen aufeinander treffen, kann eine Moderation in Anspruch genommen werden.
Wichtige Fragen zum selbst stellen
- habe ich genug Wissen um für die Entscheidung die richtige Person zu sein?
- > Ringe beachten (siehe unten)
- ist mein Ego grad betroffen?
- dient diese Entscheidung dem Wohl von robinhood?
- bin ich fein damit die Verantwortung für die Entscheidung zu übernehmen?
Wichtige Ansätze damit das Ganze funktioniert
- Fehlerkultur! Fehler dürfen und sollen passieren
- Vertrauen in die Teammitglieder haben
- Vertrauen in sich selbst haben
- weniger Ego, mehr öko
- Entscheidungen kommunizieren an alle Betroffenen
- Prozesse und Entscheidungen festhalten
- Entscheidungen umsetzen
Als allerletzte Instanz gibt es das Veto-Recht. Das kann von allen nach einer gefallenen Entscheidung verwendet werden, aber nur, wenn das große Ganze in Bezug auf robin hood gefährdet ist!
Ringstruktur
Nicht alle Menschen wollen und können viele/wichtige Entscheidungen fällen, und es wird Aufgaben und Jobs geben, in denen nicht ständig Entscheidungen getroffen werden müssen. Um diese Tatsachen mit unserem Ziel, ohne gesetzte Macht-Hierarchien zu arbeiten, zu verbinden, nutzen wir die Metapher der Ringstruktur.
Es gibt 3 Ringe, mit einem Mittelpunkt. Der Mittelpunkt stellt die Community dar, ohne die wir nicht arbeiten könnten. Von innen nach außen gibt es dann drei Ringe, den Dorfring, den Aufbauring und den Chaosring. Von innen nach außen nimmt die Notwendigkeit der Entscheidungen zu.
Dorfring
Stichwörter: Sorgt für Stabilität, hält das ganze Ding am laufen, ist Basis für alles andere
Momentan noch nicht wirklich vorhanden (weil wir noch im Aufbau sind)
Hier sollen Routineaufgaben stattfinden, bei denen Prozesse schon definiert und Tools vorhanden sind, und die fast nur noch abgearbeitet werden müssen (zB irgendwann Buchhaltung oder Bestandsinventur)
Es gibt wenig Entscheidungen zu fällen, eher Alltagsentscheidungen
Beispiel-Entscheidung: Kaufen wir einen neuen Drucker fürs Büro?
Beispiel-Aufgabe zur Zeit: Helfer*innenschichten
Beispiel-Aufgabe im Idealfall: Schichtpläne koordinieren, Superschichten, Buchhaltung
Aufbauring:
Stichwörter: Optimiert, sorgt für mehr und mehr Sicherheit, Verbindung zwischen Dorfring und Chaosring
Momentan etwas Aufgaben die hier rein fallen
In diesem Ring sind Themen angesiedelt, die noch häufig Entscheidungen brauchen, die aber mit der Zeit zu Dorfring-Aufgaben werden sollen
Mäßig viel internes Robin Hood Wissen wird benötigt
Beispiel-Entscheidung: Ladenabläufe optimieren
Beispiel-Aufgabe zur Zeit: Bestellen
Beispiel-Aufgabe im Idealfall: Ladenleitung
Chaosring:
Stichwörter: löscht Brände, erarbeitet neues Terrain
Momentan Hauptring, da ständig Feuer zu löschen sind und wir noch im Aufbau sind
In diesem Ring werden wichtige, Robin Hood spezifische Entscheidungen getroffen
Sehr viel internes Robin Hood Wissen wird benötigt
Beispiel-Entscheidung: Gehen wir eine Kooperation mit einer Initiative ein?
Beispiel-Aufgabe zur Zeit: quasi alles
Beispiel-Aufgabe im Idealfall: neue Standbeine entwickeln
Generell gilt: Aufgaben sollen mit der Zeit vom äußeren Ring zum inneren wandern, weil Prozesse und Tools definiert werden. Aufgaben können aber auch wieder nach außen wandern, zum Beispiel wenn Prozesse optimiert werden sollen.
Wichtig ist: Kein Ring steht über dem anderen! Kein Ring kann dem anderen sagen, was zu tun oder lassen ist, sondern alle Ringe können und sollen Entscheidungen fällen, nur die Häufigkeit, Dringlichkeit und Tragweite der Entscheidungen nimmt von außen nach innen ab. Durch mehr oder weniger Wissen und Entscheidungsfähigkeit entsteht eine “natürliche Hierarchie”, die nicht gleichzusetzen ist mit der schon oben genannten Macht-Hierarchie. Wissen sollte für alle zugänglich sein, um das Wissensgefälle möglichst klein halten zu können. Entscheidungen können in allen Ringen entschieden werden, es ist nur wichtig, dass Leute realistisch einschätzen wie hoch ihr Bedarf für Beratung ist.
Stationen/ Wie kann ich bei robin hood mitwirken?
Unsere Arbeitsweise setzt voraus, dass es ein sehr großes Vertrauen in die Fähigkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder gibt. Wir müssen bei jedem Teammitglied davon ausgehen, dass alle Entscheidungen nach bestem Wissen und Gewissen dem Wohl von Robin Hood dienen. Deswegen müssen wir einen Prozess haben, um erstens zu entscheiden, welche Menschen wir ins Team nehmen, und zweitens sicherzustellen, dass die Menschen genug Wissen und Informationen haben, um entscheidungsfähig zu sein. Um das zu gewährleisten, haben wir die Stationen und Reisen entwickelt, die Menschen durchlaufen müssen, um bei Robin Hood mitzuwirken.
Erste Station (Community):
Ich kann beraten und helfen (dafür ist es zum Teil nötig, dass transparent ist, was gerade passiert / entschieden wird)
- Reise von Station eins zu zwei: Onboarding / Bewerbungs-Tag (generelles Wissen zu Robin Hood und Einblicke in die Struktur) + Probezeit
Zweite Station (Suschis und Kolibris):
Ich kann Entscheidungen treffen, die aber vorher offengelegt werden müssen und gestoppt werden können (dafür ist es notwendig, Zugang zu Tools/Plattformen haben)
- Reise von Station zwei zu drei: Robinhood-Wochenende (tiefergehende Wissensvermittlung und Strukturerläuterungen) + Probezeit
Dritte Station (Menschen in den Ringen):
Ich bin voll entscheidungsfähig
Wenn die Probezeit nicht geklappt hat, heißt das nicht unbedingt, dass die Person nichts beitragen kann, sondern es ist auch, je nach Fall, möglich, eine weitere probezeit in einem anderen Ring/Aufgabenbereich zu machen. Die Entscheidung, dass eine Person Robin Hood verlassen muss, kann jederzeit passieren, wenn andere Menschen den Eindruck haben, dass diese Person Robin Hood schadet. Dafür muss aber noch ein gerechter Prozess definiert werden.
Gruppen
Es wird Gruppen zum Arbeiten und/oder Beraten geben, in denen Menschen aus Station 2 und 3 mithelfen können (je nach Gruppe auch Menschen aus der Community, also Station 1, aber ohne Entscheidungsbefugnis)
Leute können selbstständig entscheiden, ob sie in eine Gruppe rein möchten.
Jede Gruppe braucht mindestens eine Entscheidungsperson (aus Station 3, je nach Gruppe eventuell auch aus Station 2, dann müssen relevante Entscheidungen aber abgesprochen werden), für die Koordination und die Kommunikation zu den Ringen.
Beispiele für Gruppen:
- Slogans und Texte
- Fördermöglichkeiten
- Veranstaltungen
- Forschung
Kommunikation
Kommunikation ist wichtig, um das Wissensgefälle möglichst klein zu halten. Dafür gibt es verschiedene Vorgehen:
- regelmäßige Hütetreffen
- Wiki
- Tools/Plattformen zur Kommunikation und Planung (Slack, Confluence,...)
Es gilt die generelle Einladung, dass alle an Meetings teilnehmen können, von denen sie denken, dass sie relevant für sich selbst sind. Es ist die Entscheidung der Person, ob die Teilnahme am Meeting sinnvoll ist oder nicht, je nach Kapazität und Aufgabenbereich. Dafür ist es notwendig, dass über Meetings kommuniziert wird (z.B. über Telegram).